Arbeitsabläufe · Vertretung
Vertretung bei Urlaub und Krankheit.Damit im Büro nichts liegen bleibt.
Eine funktionierende Vertretung regeln Sie vorab: Legen Sie fest, wer wen vertritt, listen Sie laufende Projekte mit Fristen auf und klären Sie Zugriffsrechte und Erreichbarkeit. Beim geplanten Urlaub reicht ein Übergabegespräch, bei plötzlicher Krankheit muss die Vertretung ohne Rückfrage handeln können. Rechtlich gilt: Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG), im Krankheitsfall besteht Entgeltfortzahlung bis zu sechs Wochen (§ 3 EFZG). Wichtig sind vor allem Fristen gegenüber Behörden und Bauherren, die nicht ausfallen dürfen.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Ablauf
So richten Sie eine Vertretung ein, die im Ernstfall trägt.
Vertretungsregel festlegen
Bestimmen Sie im Voraus, wer welche Person vertritt. Halten Sie das schriftlich fest, nicht nur mündlich. So weiß auch im Krankheitsfall jeder sofort, wer übernimmt.
Projekte und Fristen auflisten
Erstellen Sie eine Liste der laufenden Projekte mit Stand, offenen Aufgaben und Fristen. Markieren Sie, was während der Abwesenheit fällig wird. Fristen gegenüber Behörden und Bauherren haben Vorrang.
Zugriff und Passwörter regeln
Stellen Sie sicher, dass die Vertretung auf Projektordner, E-Mail und Fachprogramme zugreifen kann. Regeln Sie Passwörter über einen sicheren Weg, nicht per Zettel. Ohne Zugriff steht die Vertretung still.
Übergabegespräch führen
Gehen Sie die laufenden Vorgänge durch und übergeben Sie offene Punkte. Notieren Sie Absprachen, die nur im Kopf sind. Bei geplantem Urlaub genügt oft ein kurzes Gespräch, bei längerer Abwesenheit ein schriftliches Protokoll.
Erreichbarkeit und Eskalation klären
Legen Sie fest, ob und wie die abwesende Person im Notfall erreichbar ist. Bestimmen Sie, wer schwierige Entscheidungen freigibt. Klären Sie, welche Vollmacht die Vertretung nach außen hat.
Bauherren und Behörden informieren
Informieren Sie wichtige Ansprechpartner über die Vertretung, wo es sinnvoll ist. Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz mit Vertretungskontakt ein. So laufen Anfragen nicht ins Leere.
Rückgabe bei Rückkehr
Lassen Sie sich nach der Rückkehr den Stand berichten. Prüfen Sie, was entschieden wurde und was offen blieb. So schließt sich die Übergabe sauber.
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02 Situationen
Geplant oder plötzlich: worauf es jeweils ankommt.
| Situation | Vorlauf | Was besonders wichtig ist |
|---|---|---|
| Geplanter Urlaub | Tage bis Wochen | Übergabegespräch, Fristenliste, Abwesenheitsnotiz |
| Plötzliche Krankheit | Kein Vorlauf | Vorab gesetzte Zugriffsrechte, aktuelle Fristenliste, klare Vertretungsregel |
| Längerer Ausfall | Oft unklar | Schriftliches Protokoll, geklärte Vollmacht, laufende Aktualisierung |
03 Recht
Welche Pflichten Sie dabei beachten müssen.
Beim Urlaub gilt das Bundesurlaubsgesetz. Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder in der Person liegenden Gründen zulässig, dann bis zum 31. März. Planen Sie Vertretungen deshalb früh, damit Resturlaub nicht verfällt und Fristen nicht kollidieren.
Im Krankheitsfall besteht nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz Anspruch auf Entgeltfortzahlung bis zu sechs Wochen. Für das Büro heißt das: Der Ausfall kann Wochen dauern, ohne dass ein Vorlauf besteht. Genau dafür brauchen Sie vorab gesetzte Zugriffsrechte und eine aktuelle Fristenliste.
Achten Sie auf Fristen, die nicht ausfallen dürfen. Dazu zählen Termine gegenüber Behörden, Nachträge und vertragliche Fristen gegenüber dem Bauherrn. Klären Sie außerdem, welche Vollmacht die Vertretung hat, bevor sie nach außen entscheidet. Die Berufshaftpflicht gilt in der Regel für das Büro, prüfen Sie im Zweifel den konkreten Umfang.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Muss ich eine Vertretung schriftlich regeln?
Eine schriftliche Regel ist nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen. Nur schriftlich weiß im Krankheitsfall jeder sofort, wer übernimmt und welche Rechte die Vertretung hat. Mündliche Absprachen fallen im Ernstfall aus.
Was passiert mit Resturlaub, wenn keine Vertretung möglich ist?
Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres ist nur bei dringenden Gründen zulässig. Planen Sie Vertretungen früh, damit Urlaub nicht verfällt.
Wie lange muss das Büro bei Krankheit einer Person Fristen sichern?
Solange die Person ausfällt. Die Entgeltfortzahlung läuft bis zu sechs Wochen (§ 3 EFZG), der Ausfall selbst kann länger dauern. Fristen gegenüber Behörden und Bauherren laufen unabhängig davon weiter, deshalb muss die Vertretung sie ohne Rückfrage kennen.
Quelle: BGB, EStG, UrhG, HGB, AO, BewG, PartGG in der geltenden Fassung; IDW S 1 (Grundsätze zur Durchführung von Unternehmensbewertungen). Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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