Nachfolge · Notfallvorsorge
Wenn der Inhaber plötzlich ausfällt.So sichern Sie Ihr Büro ab.
Fällt der Inhaber eines Planungsbüros durch Krankheit, Unfall oder Tod aus, steht ohne Vorsorge oft der ganze Betrieb still. Der Grund: Bauvorlageberechtigung und Kammereintrag sind an die Person gebunden, nicht ans Büro. Ein Notfallplan regelt vorab, wer zeichnen darf, wer Zugang zu Konten und Daten hat und wie laufende Projekte weiterlaufen. Die wichtigsten Bausteine sind eine Vorsorgevollmacht, eine benannte fachliche Vertretung und ein aktueller Notfallordner.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Das Problem
Warum ein Ausfall das ganze Büro lahmlegt.
Die Berechtigung, Bauvorlagen zu unterschreiben, hängt an der Person, nicht am Briefkopf. Sie ergibt sich aus den Landesbauordnungen und dem Eintrag in die jeweilige Liste der Kammer. Fällt der einzige bauvorlageberechtigte Inhaber aus, kann das Büro laufende Anträge nicht mehr rechtswirksam einreichen.
Bei einer GmbH kommt der Geschäftsführer hinzu. Ist er handlungsunfähig und keine Vertretung bestellt, fehlt dem Büro die gesetzliche Vertretung. Banken sperren dann oft den Zugriff, Rechnungen bleiben liegen, Gehälter geraten in Verzug.
Auch der Zugang zu Daten ist ein Problem. Liegen Passwörter, Serverzugänge und Projektpläne nur im Kopf einer Person, steht das Team vor verschlossenen Türen. Genau hier hängt es in der Praxis: In einer eigenen Auswertung von 13 Gesprächen mit Planungsbüros zwischen Juli und September 2026 hingen 6 von 13 an einer Schlüsselperson.
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02 Der Ordner
Was in den Notfallordner gehört.
- Vollmachten: eine Vorsorgevollmacht und, bei Gesellschaften, eine Regelung zur Vertretung des Geschäftsführers.
- Zugänge: eine Liste aller Konten, Server, Postfächer und Fachsoftware, sicher verwahrt und aktuell gehalten.
- Fachliche Vertretung: der Name eines eingetragenen Architekten oder Ingenieurs, der im Ernstfall Bauvorlagen mitzeichnen kann.
- Projektstand: eine Übersicht der laufenden Aufträge mit Leistungsphase, Fristen und Ansprechpartnern.
- Verträge: Berufshaftpflicht, Mietvertrag, Versicherungen und wichtige Auftragsverträge griffbereit.
- Kontakte: Kammer, Steuerberater, Rechtsanwalt, Bank und die wichtigsten Auftraggeber.
03 Vorsorge
In vier Schritten handlungsfähig bleiben.
Vollmacht regeln
Lassen Sie eine Vorsorgevollmacht erstellen und verankern Sie bei einer GmbH im Gesellschaftsvertrag eine Vertretungsregelung. Ohne Vollmacht muss im Ernstfall ein Gericht einen Betreuer bestellen, und das dauert.
Vertretung benennen
Vereinbaren Sie mit einem Kollegen aus einem anderen Büro eine gegenseitige Vertretung. So kann im Ernstfall eine selbst bauvorlageberechtigte Person die laufenden Anträge in eigener Verantwortung zeichnen.
Notfallordner anlegen
Sammeln Sie Zugänge, Vollmachten und Projektstände an einem sicheren Ort und legen Sie fest, wer im Ernstfall darauf zugreifen darf.
Jährlich prüfen
Aktualisieren Sie den Ordner einmal im Jahr. Passwörter ändern sich, Projekte wechseln, Vertretungen müssen bestätigt werden.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Darf mein Team nach meinem Ausfall einfach weiterarbeiten?
Angestellte dürfen weiterarbeiten, aber nicht alles ersetzen. Bauvorlagen und Nachweise brauchen eine bauvorlageberechtigte Person. Fehlt sie, müssen laufende Anträge ruhen, bis eine Vertretung mitzeichnet. Prüfen Sie die genaue Regelung in Ihrer Landesbauordnung.
Was passiert mit der Berufshaftpflicht, wenn ich ausfalle?
Der Versicherungsschutz läuft zunächst weiter, solange die Prämie gezahlt wird. Für die Zeit nach einer Aufgabe des Büros ist eine Nachhaftung wichtig. Sprechen Sie das mit Ihrem Versicherer vorab durch.
Reicht ein Testament als Notfallplan?
Nein. Ein Testament regelt das Erbe, nicht den laufenden Betrieb. Für die Zeit zwischen Ausfall und Klärung brauchen Sie Vollmachten und eine benannte Vertretung, damit das Büro handlungsfähig bleibt.
Quelle: BGB, EStG, UrhG, HGB, AO, BewG, PartGG in der geltenden Fassung; IDW S 1 (Grundsätze zur Durchführung von Unternehmensbewertungen). Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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