Arbeitsabläufe · Projektabschluss
Ein Projekt sauber abschließen.Und richtig archivieren.
Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, gehört es geordnet archiviert: einmal digital, einmal die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Buchungsbelege sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 257 HGB, § 147 AO), Jahresabschlüsse und Handelsbücher zehn Jahre. Wegen der Mängelverjährung von fünf Jahren bei Bauwerken (§ 634a BGB) sollten Sie planungs- und haftungsrelevante Unterlagen länger vorhalten als die reinen Steuerfristen verlangen.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Ablauf
So schließen Sie ein Projekt ab und archivieren es.
Projekt fachlich abschließen
Letzte Leistungsphase abhaken, offene Punkte klären, Schlussrechnung stellen. Erst dann ist der Abschluss belastbar. Rolle: Projektleitung, in Abstimmung mit der Buchhaltung.
Unterlagen zusammenstellen
Verträge, Genehmigungen, Pläne im Freigabestand, Berechnungen, Schriftverkehr, Bautagebuch, Abnahmeprotokolle und Rechnungen an einer Stelle sammeln.
Freigabestände festlegen
Nur die gültigen Endstände archivieren. Arbeitsversionen und Dubletten aussortieren, damit später eindeutig ist, welcher Stand maßgeblich war.
Digital und physisch trennen
Die digitale Ablage in eine feste Ordnerstruktur überführen. Papieroriginale mit Unterschrift oder Stempel gesondert, trocken und vor Verlust geschützt lagern.
Fristen zuordnen
Jede Unterlagenart mit ihrer Aufbewahrungsfrist versehen: Buchhaltung acht Jahre, Jahresabschluss zehn Jahre, haftungsrelevante Planunterlagen an der Mängelverjährung orientiert.
Zugriff und Backup sichern
Zugriffsrechte klären und mindestens ein Backup an einem zweiten Ort anlegen. Bei Cloud oder eigenem Server auf dauerhaft lesbare Formate achten.
Archivierung protokollieren
Kurz festhalten, was wann archiviert wurde und wann die Löschfristen ablaufen. So bleibt die Ablage prüfbar und die Löschung planbar.
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02 Fristen
Aufbewahrungsfristen im Überblick.
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Buchungsbelege, Rechnungen | 8 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO (seit 2025) |
| Jahresabschluss, Handelsbücher | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Planungsunterlagen, haftungsrelevant | an Mängelverjährung orientieren | § 634a BGB (5 Jahre bei Bauwerken) |
03 Fehler
Typische Fehler bei der Archivierung.
Der größte Fehler ist die Vermischung von Arbeits- und Endständen. Wenn Jahre später ein Mangel auftritt, muss der Freigabestand eindeutig auffindbar sein. Sonst stehen Sie im Streit auf der schwächeren Position.
Zweiter Fehler: nur digital ohne Backup oder nur Papier ohne Schutz vor Feuchtigkeit und Verlust. Dritter Fehler: Löschfristen werden nie gepflegt, sodass sich personenbezogene Daten über Jahre ansammeln. Die DSGVO verlangt, dass Sie Daten nicht länger speichern als nötig.
Beachten Sie das Urheberrecht: Der Entwurf bleibt beim Urheber, auch wenn das Projekt archiviert ist. Die Nutzung durch den Auftraggeber richtet sich nach dem vereinbarten Nutzungsrecht. Wer das Büro einmal übergeben will, sollte die Ablage so führen, dass ein Nachfolger sie versteht.
04 Checkliste
Kurze Checkliste zum Projektabschluss.
- Schlussrechnung gestellt, Projekt fachlich abgeschlossen
- Nur gültige Freigabestände archiviert, Dubletten entfernt
- Digital und Papieroriginale getrennt und geschützt
- Aufbewahrungsfrist je Unterlagenart notiert
- Backup an einem zweiten Ort vorhanden
- Löschfristen dokumentiert (DSGVO)
05 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Wie lange muss ich abgeschlossene Projekte aufbewahren?
Für steuerliche Zwecke gelten je nach Unterlage sechs bis zehn Jahre; Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Planungs- und haftungsrelevante Unterlagen sollten Sie länger vorhalten, weil Mängelansprüche bei Bauwerken erst nach fünf Jahren verjähren (§ 634a BGB) und der Verjährungsbeginn später liegen kann.
Reicht eine rein digitale Archivierung?
Für viele Unterlagen ja, sofern sie unverändert, lesbar und über die gesamte Frist verfügbar bleiben (Grundsätze der GoBD). Originale mit Unterschrift, etwa bestimmte Verträge und Abnahmeprotokolle, sollten Sie zusätzlich im Original sichern.
Was passiert mit den Plänen nach Abschluss?
Das Urheberrecht am Entwurf bleibt beim Planer (§ 2 UrhG). Archiviert wird der Freigabestand; die Nutzung durch den Auftraggeber richtet sich nach dem vereinbarten Nutzungsrecht.
Quelle: BGB, EStG, UrhG, HGB, AO, BewG, PartGG in der geltenden Fassung; IDW S 1 (Grundsätze zur Durchführung von Unternehmensbewertungen). Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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