Arbeitsabläufe · Projektanlage
Projektanlage im Planungsbüro.Schritt für Schritt zur sauberen Akte.
Eine saubere Projektanlage beginnt mit Auftragsprüfung und Vertrag, dann folgen Projektnummer, eine feste Ordnerstruktur und die Erfassung der Stammdaten. Erst danach ermitteln Sie das Honorar nach HOAI oder freier Vereinbarung und legen Leistungsphasen und Termine fest. Wer diese Reihenfolge einhält, findet Unterlagen später schnell wieder und übergibt das Projekt im Vertretungs- oder Nachfolgefall ohne Suchaufwand. Rechnen Sie je nach Standardisierung mit ein bis zwei Stunden pro Projekt (Richtwert).
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Ablauf
So legen Sie ein Projekt an, ohne dass später etwas fehlt.
Auftrag prüfen und Vertrag ablegen
Prüfen Sie Leistungsumfang, Bauherr und anrechenbare Kosten, bevor Sie starten. Legen Sie den unterschriebenen Vertrag oder die Beauftragung als erstes Dokument im Projekt ab. Der Vertrag ist die Grundlage für Honorar und Haftung nach § 631 BGB.
Projektnummer vergeben
Vergeben Sie eine eindeutige Projektnummer nach einem festen Schema, etwa Jahr und laufende Nummer. Diese Nummer zieht sich durch Ordner, Pläne, Rechnungen und Schriftverkehr. Ohne einheitliches Schema entstehen Doppelvergaben und verwaiste Dateien.
Ordnerstruktur anlegen
Nutzen Sie eine Vorlage mit immer gleichen Unterordnern, zum Beispiel Vertrag, Schriftverkehr, Pläne, Berechnung, Behörde und Rechnungen. Eine einheitliche Struktur ist die Voraussetzung dafür, dass sich eine Vertretung schnell zurechtfindet.
Stammdaten erfassen
Tragen Sie Bauherr, Grundstück, Beteiligte und Kontaktdaten zentral ein. Erfassen Sie auch Fachplaner und beteiligte Behörden. Beachten Sie bei personenbezogenen Daten die DSGVO.
Honorar ermitteln
Ermitteln Sie das Honorar auf Basis der anrechenbaren Kosten, der Honorarzone und der beauftragten Leistungsphasen (§ 6 HOAI 2021). Die Honorartafel der HOAI dient seit 2021 als Orientierung, die Höhe ist frei vereinbar. Halten Sie die Berechnung nachvollziehbar fest.
Leistungsphasen und Termine festlegen
Legen Sie fest, welche Leistungsphasen beauftragt sind (§ 34 HOAI für Gebäude, neun Phasen). Hinterlegen Sie die wichtigsten Termine und Fristen im Projekt. So bleiben Fristen sichtbar, auch wenn der zuständige Bearbeiter ausfällt.
Rechte und Verantwortliche zuweisen
Bestimmen Sie Projektleitung und Bearbeiter und vergeben Sie Zugriffsrechte. Klären Sie, wer freigibt und wer nach außen kommuniziert. Das verhindert, dass Wissen an einer einzigen Person hängt.
Kick-off und Freigabe
Halten Sie ein kurzes Startgespräch und geben Sie das Projekt frei. Prüfen Sie zum Schluss die Checkliste. Erst dann beginnt die eigentliche Bearbeitung.
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02 Rollen
Wer macht was bei der Anlage.
| Rolle | Aufgabe bei der Projektanlage | Unterlagen |
|---|---|---|
| Büroinhaber oder Projektleitung | Auftrag prüfen, Honorar festlegen, Freigabe erteilen | Vertrag, Honorarermittlung |
| Sekretariat oder Büroorganisation | Projektnummer vergeben, Ordner anlegen, Stammdaten erfassen | Vorlage Ordnerstruktur, Kontaktliste |
| Projektbearbeiter | Termine setzen, Fachplanerliste pflegen, Ablage prüfen | Terminplan, Beteiligtenliste |
03 Fehler
Diese Fehler kosten später Zeit und Nerven.
- Kein einheitliches Nummernschema, dadurch Doppelvergaben und verwaiste Dateien.
- Der Vertrag wird nicht sofort abgelegt und fehlt später im Streitfall.
- Jedes Projekt hat eine andere Ordnerstruktur, die Vertretung sucht statt zu arbeiten.
- Die Honorarermittlung bleibt im Kopf und ist nicht dokumentiert.
- Fristen sind nur dem Bearbeiter bekannt und nicht im Projekt hinterlegt.
- Zugriffsrechte sind nicht gesetzt, Bauherrendaten liegen für alle offen.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Brauche ich für jedes Projekt eine eigene Projektnummer?
Ja. Eine eindeutige Nummer je Projekt ist die Grundlage für Ablage, Rechnung und Wiederfinden. Vergeben Sie sie nach einem festen Schema, etwa Jahr und laufende Nummer, und nutzen Sie sie durchgängig in Ordnern, Plänen und Schriftverkehr.
Wie ermittle ich das Honorar bei der Projektanlage?
Grundlage sind die anrechenbaren Kosten, die Honorarzone und die beauftragten Leistungsphasen nach § 6 HOAI 2021. Die Honorartafel gibt seit 2021 nur eine Orientierung, die Höhe ist frei vereinbar. Halten Sie die Berechnung schriftlich fest.
Warum ist die Projektanlage für die Nachfolge wichtig?
Weil eine einheitliche Anlage dafür sorgt, dass jeder Vorgang auffindbar bleibt. Fällt eine Person aus oder scheidet sie aus, findet die Vertretung oder der Nachfolger die Unterlagen ohne Rückfrage. Das senkt das Risiko, dass Wissen an einer Person hängt.
Quelle: BGB, EStG, UrhG, HGB, AO, BewG, PartGG in der geltenden Fassung; IDW S 1 (Grundsätze zur Durchführung von Unternehmensbewertungen). Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
05 Weiter
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